Quy trình phân tích công tác - Human Resources

Quy trình phân tách công tác

Phân tách công tác là công tác đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản lý   nhân sự   . Phân tách công việc khai mạc cho vấn đề   tuyển dụng   nhân sự, là cơ sở cho việc bố trí nhân sự ăn nhập. Một nhà quản lý chẳng thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết phân tích công việc.
Mục tiêu chính yếu của phân tích công tác là hướng áp điệu thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ cốt yếu của công tác và phương pháp xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực hiện công tác tốt nhất.

1.1. Khái niệm:
- phân tách công tác là những công việc, thủ tục xác định quyền hạn, bổn phận, kỹ năng theo đề nghị của công việc và làm cơ sở xác định cho việc   quản lý nhân viên   nhằm thực hành công tác một cách tốt nhất.
- Phân tách công việc cung cấp các thông tin về đề xuất, đặc điểm của công việc, làm cơ sở cho việc xây dựng bảng diễn đạt công tác và bảng tiêu chuẩn công tác.
- Bảng biểu lộ công việc là văn bản liệt kê các quyền hạn bổn phận khi thực hành công việc, các mối quan hệ trong báo cáo thực hành công việc, các điều kiện làm việc, bổn phận thanh tra, giám sát các tiêu chuẩn cần đạt được trong quá trình thực hiện công tác.
- Bảng tiêu chuẩn công tác là văn bản tóm lược những đề nghị về phẩm chất cá nhân, những nét điển hình và đặc điểm về trình độ học vấn, năng lực, hoài vọng, thị hiếu... Của người thực hành công tác.
Bảng thể hiện công tác và bảng tiêu chuẩn công tác được sử dụng làm thông tin cơ sở cho việc chọn lựa, lựa chọn và   tập huấn   nhân viên, kiểm tra việc thực hiện công tác và trả công cần lao.

1.2. Thông báo để thực hành phân tích công việc:
Để thực hành phân tích công tác được chính xác cần phải sử dụng các loại thông báo dưới đây:
1. Thông tin về tình hình thực hiện công tác:
Các thông tin được thu nhập trên cơ sở của công tác thực tại thực hành công việc, như phương pháp làm việc, hao phí tổn thời kì thực hành công tác, các nhân tố của thành phần công tác.
2. Thông tin về đề xuất nhân viên:
Bao gồm tất cả các yêu cầu về viên chức thực hiện công việc như học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng, các tri thức hiểu biết tác động đến thực hiện công tác, các tính chất cá nhân.
3. Thông báo về các đề nghị đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc, trang bị phương tiện được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc.
4. Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc:
Bao gồm các tiêu chuẩn, định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng của sản phẩm hay công tác... Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở để kiểm tra việc thực hiện công việc của nhân viên.
5. Các thông báo về điều kiện thực hành công tác:
Bao gồm các thông báo tương tác đến các vấn đề điều kiện làm việc như sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh cần lao, thời gian biểu, điều kiện doanh nghiệp hoạt động, của đơn vị, chế độ   lương   bổng, xống áo đồng phục...

1.3. Lớp lang thực hiện phân tích công việc:

Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông báo phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông báo phân tích hợp lý nhất.
Bước 2: Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ đơn vị, các văn bản về mục tiêu yêu cầu, chức năng quyền hạn của cơ quan, bộ phận, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bảng diễn tả công tác cũ (nếu có).
Bước 3: chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm mấu chốt để thực hiện phân tích công tác nhằm làm giảm thời gian và tiện tặn hơn trong phân tích công tác, nhất là khi cần phân tách các công việc tương tự như nhau.
Bước 4: áp dụng các cách thức khác nhau để thu thập thông tin phân tách công tác. Tuỳ theo đề xuất mức độ xác thực và chi tiết của thông tin cần thu thập. Tuỳ theo dạng hoạt động và khả năng tài chính, có thể sử dụng một hoặc phối hợp nhiều phương pháp thu nhập thông báo sau đây: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi.
Bước 5: kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông báo. Những thông tin thu thập để phân tích công tác trong bước 4 cần được đánh giá lại về mức độ xác thực, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công tác đó.
Bước 6: Xây dựng bảng miêu tả công việc và bảng tiêu chuẩn công tác.

P5media.Vn

Khi nhân sự đối đầu: Nhà quản lý nên lặng yên ổn, lờ đi hay đứng ra hòa giải?

Các nhà quản lý đều cảm thấy không hài lòng về các vấn đề bít tất tay giữa viên chức cũng như những mâu thuẫn chưa được giải quyết. Hãy đối đầu với vấn đề này: Thường thì bạn đã có quá nhiều việc cần giải quyết mà không tương tác tới cảm giác khó chịu, tức giận cũng như lo âu khiến bạn cảm thấy mình như là một trọng tài hơn là người giám sát.

Ngoại giả, do nhu cầu giữ chân những nhân viên giỏi, nhà quản trị phải tìm cách giúp những người có mâu thuẫn hòa hợp trở lại, nếu không họ sẽ phải đối đầu với tình trạng nhân sự bỏ việc thường xuyên. Dù vậy, thực tiễn là các thành viên tronng nhóm của bạn thường chọn lọc phương pháp ít đối mặt với nhau nhất - tránh nhau ra - hơn là trực tiếp giải quyết vấn đề gây mâu thuẫn.

Với vai trò nhà quản trị, bạn phải can thiệp như một người hòa giải để bảo đảm hạn chế va chạm giữa những nhân sự có mâu thuẫn với nhau, để không dẫn đến tình trạng sụt giảm hiệu quả công việc hay bỏ việc.

Coi như mâu thuẫn đó không tồn tại hay để nhân viên tự giải quyết mâu thuẫn với nhau có thể là một biện pháp an toàn khi khúc mắc giữa các cá nhân phát sinh lần đầu. Tuy nhiên, bạn phải can thiệp khi vấn đề này thường xuyên xảy ra.

Biện pháp là gì?

Khi hai thành viên trong nhóm mâu thuẫn với nhau, bạn hãy gặp riêng từng người và giải thích bạn định xử lý vấn đề như thế nào:

"Dũng, tôi muốn gặp riêng anh và tôi cũng sẽ làm thế với với Đức sau khi nói chuyện xong với anh. Tôi muốn anh hiểu phương pháp chúng ta cùng giải quyết ván đề căng thẳng giữa anh và Đức.

Trước hết, tôi muốn nghe quan điểm của anh, và sau đó tôi sẽ san sớt lại với Đức. Tôi cũng sẽ nghe ý kiến của Đức và nói với anh trước khi cả ba chúng ta cùng gặp gỡ.

Bằng cách này, mọi người sẽ hiểu được vấn đề của người khác, duyên do gây ra mâu thuẫn, từ đó bàn thảo và đề nghị cách giải quyết.

Nói ngắn gọn hơn, chúng ta sẽ giải quyết vấn đề này trong ba cuộc gặp: Thứ nhất là cuộc gặp này giữa chúng ta. Tiếp theo tôi sẽ gặp Đức, và gặp lại anh để trao đổi về ý kiến phản hồi của anh ấy. Rốt cuộc là cuộc chuyện trò giữa 3 chúng ta vào chiều nay.

Mọi người đều sẽ biết rõ vấn đề, và chúng ta sẽ giải quyết mâu thuẫn này như những người biết suy nghĩ, tôn trọng lẫn nhau. Anh đã rõ ý định của tôi chưa?"

Trong cuộc trò chuyện với Dũng, hãy hỏi anh ta lý do khiến Đức có nghĩ suy thụ động. Hãy hỏi Dũng về điều anh ta muốn cải thiện trong mối quan hệ với Đức, cũng như điều mà anh ta sẵn lòng đổi thay trong cách xử sự để có được thái độ tốt hơn từ phía đồng nghiệp trong ngày mai. Hao hao sau khi gặp Đức, hãy tìm hiểu ý kiến của anh ấy và san sớt cảm nhận đó với Dũng.

Cuộc gặp thứ ba là thời khắc quan yếu để tìm ra giải pháp. Bạn cần hiểu viên chức sẽ cảm thấy lo âu rằng quan hệ giữa họ có thể trở thành căng thẳng hơn, cho nên hãy đặt ra những quy định cơ bản sau:

"Đức và Dũng, tôi có hai quy định cơ bản mà tất cả chúng ta đều phải tuân thủ trước khi bắt đầu bàn luận.

Quy tắc thứ nhất là hai bạn không nên giữ lại bất cứ nghĩ suy nào. Đây là một cơ hội để Anh chị em nói rõ tất cả mọi chuyện, và nếu giữ lại điều gì đó, Anh chị sẽ bỏ lỡ thời cơ vàng để san sẻ nghĩ suy của mình. Hai bạn sẽ không còn cơ hội nào khác để giải quyết những vấn đề dồn nén cũng như nỗi thất vọng. Sau buổi gặp hôm nay, tôi vui mừng chào đón cả hai đến đơn vị như thể đó là ngày làm việc đầu tiên. Từ thời khắc này, tôi đề nghị hai bạn phải có bổn phận cải thiện mối quan hệ công việc giữa hai người. Cả hai đã hiểu chưa? [Vâng].

Lệ luật thứ hai, mọi điều cần san sẻ phải được nói sau khi cân nhắc lợi ích của nhau với tinh thần phê phán mang tính xây dựng. Không được đả kích nhau cũng như không cấp thiết phải tự vệ trong buổi gặp này. Đây thực sự là một buổi chuyện trò nhạy cảm mặc cả hai bạn cần phải đặt mình vào cảnh ngộ của mỗi người và lắng tai suy nghĩ của nhau. Cả hai bạn có đồng ý với những quy định cơ bản này không? [Vâng]".

Một buổi gặp gỡ với các quy định như vậy sẽ giảm bớt cảm giác lo âu cũng như tức giận cho những người tham gia. Nó cũng cho bạn thời cơ tiến hành một phương pháp nhẹ nhàng khi giải quyết những vấn đề về quan hệ giữa các cá nhân.

Sưu tầm