JD là gì? Vai trò của JD đối với nhà quản trị

JD được biết đến là một văn bản có vai trò vô cùng thiết yếu trong công tác tuyển dụng nhân sự cho các doanh nghiệp. Căn cứ vào văn bản này, nhà tuyển dụng sẽ tìm kiếm được các ứng viên theo đúng mục đích và có thể đánh giá hiệu quả việc làm của nhân viên.

1. JD là gì?

JD được viết tắt từ Job Description. Hiểu đơn giản, JD trong tuyển dụng chính là bản mô tả công việc, nhiệm vụ, chức năng của vị trí việc làm nào đó.

Qua JD, có thể nắm được công việc chi tiết của một người để dễ dàng tuyển dụng và quản lý công việc. Một JD hoàn chỉnh sẽ:

• Đối với nhà tuyển dụng, JD là biểu mẫu giúp HR chỉ ra những điều họ cần và những gì ứng viên nhận được khi ứng tuyển.
• Đối với người tìm việc, JD thể hiện yêu cầu, lợi ích của công ty yêu cầu ứng viên cần có để tham gia ứng tuyển.

2. Vai trò của JD đối với nhà quản trị.

Giống như CV xin việc làm, JD có vai trò quan trọng với nhà quản trị:

• Thông qua JD, người quản trị biết cách sắp xếp vị trí công việc phù hợp, nhiệm vụ đã được giải quyết tốt hay chưa để từ đó đánh giá mức độ bất cập trong sơ đồ nhân sự của từng phòng ban.
• JD là cơ sở để nhà quản trị nắm được cơ cấu tuyển dụng và đào tạo nhân sự phù hợp với mục đích phát triển của doanh nghiệp.
• JD là cơ sở để giúp người quản lý xây dựng, đánh giá chính sách lương, chế độ phúc lợi cho nhân viên và đảm bảo sự cân bằng giữa các vị trí.

3. Các bước xây dựng JD.

Bước 1: Lập kế hoạch xây dựng JD: Khi lập kế hoạch xây dựng JD, cần xác định nhiệm vụ mà công việc cần phải đạt được, trách nhiệm của người thực hiện và biết cách kiểm tra, đánh giá. Một bản kế hoạch càng chi tiết, rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng được được mục tiêu mà mình mong muốn.

Bước 2: Thu thập thông tin vị trí tuyển dụng: Cần thu thập đầy đủ thông tin liên quan đến vị trí tuyển dụng, về doanh nghiệp. Có thể sử dụng nhiều nguồn thông tin để JD được đầy đủ thông tin nhất. Một số nguồn có thể tham khảo như bảng phân tích công việc, kế hoạch timeline làm việc của nhân viên trước, của phòng ban khác, doanh nghiệp khác. 

Bước 3: Phác thảo bản mô tả công việc: Dựa trên những thông tin đã chọn lọc trước đó, người làm JD sẽ thu thập, tổng hợp và phác thảo ra một bản mô tả công việc sơ khai. Mục đích của việc phác thảo này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng hình dung ra nội dung bao quát, phạm vi công việc chung.

Bước 4: Phê chuẩn bản mô tả công việc: Người chịu trách nhiệm chính cho JD và người quản lý cần trao đổi lại với nhau để thống nhất nội dung công việc chuẩn. Khi phê chuẩn bản mô tả công việc, cần nhìn dưới góc độ của nhân viên, để có hướng xử lý đối với những tình huống bất ngờ khi đăng tin hay phỏng vấn.

4. Những hạn chế của JD.

Hạn chế lớn nhất của JD đó là nó không thể lường trước được khối lượng công việc thực tế phải làm. JD chỉ có thể mô tả ngắn gọn, cơ bản công việc chính của một vị trí mà doanh nghiệp đang tìm kiếm. Khi vào làm việc sẽ có nhiều công việc phát sinh, dẫn đến việc bản mô tả công việc chưa được đầy đủ.

Mỗi JD chỉ phù hợp với một vị trí, trong một thời điểm nhất định. Nó không thể thay đổi nhanh chóng, linh hoạt theo doanh nghiệp, dẫn đến việc JD rất dễ lỗi thời. Và không phải cứ có một bản mô tả công việc thu hút là có thể thuyết phục được ứng viên làm việc. Những yếu tố khác diễn ra vào buổi phỏng vấn cũng hết sức quan trọng.

Với những vị trí quản lý cấp cao, JD không thể quyết định được công việc mà họ sẽ làm. Bởi vì những người ở cấp quản lý có phương pháp làm việc hoàn toàn khác, họ luôn có cách để giúp công việc được hoàn thành tốt hơn. 

Lời kết,

Các JD hoàn chỉnh và được viết tốt, rõ ràng cho phép bộ phận nhân sự xây dựng một kế hoạch nhằm thúc đẩy quy trình tuyển dụng, tạo ra sự gắn kết và giữ chân nhân viên thành công. Hy vọng bài viết này giúp cho nhà tuyển dụng tương lai biết JD là gì và cách xây dựng JD thu hút.