Đánh giá nhân viên hiệu quả - Hrm Blog

Đánh giá nhân viên hiệu quả

Đánh giá nhân viên luôn được coi là hoạt động “chẳng đặng thì đừng” – các nhà quản lý cảm thấy e ngại khi phải đưa ra những kết luận đánh giá, còn nhân viên cũng không vui vẻ gì khi phải đón nhận chúng. Vậy làm thế nào để bạn vượt qua rào cản tâm lý này?

Dù ở bất cứ doanh nghiệp nào thì hoạt động đánh giá công việc của nhân viên cũng nhằm ba mục tiêu chính sau đây:

- Xem xét và kết luận một cách công bằng và khách quan về việc nhân viên có thực hiện nhiệm vụ theo đúng các yêu cầu đề ra hay không, từ đó thưởng công xứng đáng cho các cá nhân xuất sắc vì những cố gắng của họ trong công việc, đồng thời tìm ra những nhân viên yếu kém, thiếu năng lực hay chưa thực sự nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ được phân công.

- Dựa trên sự đánh giá của cấp quản lý, nhân viên có thể đặt ra cho mình những mục tiêu cụ thể nhằm nâng cao năng suất lao động và thăng tiến trong công việc. Đó cũng là dịp để các nhân viên kiểm điểm bản thân và tối ưu hóa quy trình hoạt động của mình để hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn.

- Phát triển các mục tiêu nghề nghiệp giúp nhân viên theo kịp những yêu cầu của một tổ chức năng động. Việc này nhằm mục tiêu thúc đẩy năng lực của một nhân viên hiện tại, chứ không phải để nhân viên đó trở thành một người làm việc hiệu quả trong tương lai. Hơn nữa, ngày càng nảy sinh nhiều yêu cầu mới đối với công việc, do đó nhân viên phải được tạo điều kiện để phát triển cùng với công việc và tổ chức.

Bằng việc tập trung vào 7 nhân tố dưới đây, bạn có thể chuyển hoạt động đánh giá thành một trong những hoạt động quản lý quan trọng nhất ở công ty mình và thay đổi cái nhìn ác cảm của mọi người dành cho nó.

1. Sắp xếp lại các lĩnh vực then chốt

Hoạt động này sẽ là cơ hội tốt để các nhà quản lý và nhân viên sắp xếp và đánh giá lại các kết quả công việc chủ yếu, những gì mà mọi người phải chịu trách nhiệm. Đối với một nhà quản lý, công việc chủ yếu đó có thể là: sản xuất, chất lượng, chi phí, an toàn, nhân viên… Đối với một kỹ sư, có thể là: sữa chữa, bảo dưỡng, lắp đặt, cải tiến…

Đánh giá công việc được xem như bước tiếp theo của cuộc phỏng vấn   tuyển dụng   . Nếu cuộc phỏng vấn   tuyển dụng   bắt đầu bằng việc nhìn nhận các yếu tố then chốt của công việc và các kỹ năng cá nhân, thì hoạt động đánh giá công việc sẽ xem xét và xác định yếu tố then chốt nào cần phải thay đổi, đồng thời nhân viên cần đến những kỹ năng gì để tiến hành sự thay đổi này.

2. Kiểm tra công việc hiện tại của nhân viên

Trên cương vị nhà quản lý, việc dành thời gian để xem xét lại hoạt động trước đây của nhân viên là bước đi cần thiết giúp bạn hoạch định kế hoạch cho tương lai. Việc này giúp chúng ta có thể suy nghĩ và đánh giá lại mọi việc, xem xét nên chấm dứt hay cứ tiếp tục như trước đây. Như vậy, hoạt động đánh giá nên là một phần của quy trình quản lý.

Hal Leavitt, giáo sư thuộc Đại học Chicago, cho rằng thái độ làm việc của nhân viên sẽ được cải thiện tương xứng với mức độ chính xác của các phản hồi mà họ nhận được, cả tích cực lẫn tiêu cực. Khi nhân viên không chắc chắc về chất lượng công việc của mình, họ sẽ thường xuyên tự đặt ra những giả định tồi tệ nhất, niềm tin của họ cũng sa sút và sẽ ảnh hưởng xấu đến chất lượng nhiệm vụ mà họ thực thi. Có thể so sánh điều này với một vận động viên: một khi không thể đếm được số cú đánh của mình, người chơi golf sẽ chỉ ra sân golf để đi bộ.

3. Trao đổi thông tin

Hoạt động đánh giá nên được lên kế hoạch thời gian một cách cẩn thận sao cho phù hợp với quy trình kinh doanh của công ty. Bạn cũng có thể sử dụng cuộc phỏng vấn đánh giá như một dịp để trao đổi thông tin giữa các cá nhân với nhau về:

- Toàn cảnh bức tranh lớn: Công ty đã hoạt động như thế nào trong suốt thời gian qua và sẽ đạt được những gì trong tương lai.

- Những thay đổi quan trọng có thể ảnh hưởng đến từng cá nhân và toàn thể công ty.

- Các cơ hội kinh doanh cho công ty trên thị trường.

- Các kế hoạch chi tiết có ảnh hưởng đến nhân viên.

Việc trao đổi các thông tin này luôn thiết thực và có ảnh hưởng lớn đến động cơ làm việc của nhân viên.

4. Nhận ra những công việc hiệu quả hơn cả.

Đôi khi nhà quản lý dành ra quá nhiều thời gian để giải quyết mâu thuẫn nội bộ và xử lý các nhân viên có vấn đề. Hoạt động đánh giá sẽ cho phép các nhà quản lý khôi phục lại thế cân bằng và nhận ra ai là “người anh hùng” thực sự trong tập thể. Để tìm ra những cá nhân đó, bạn hãy nhìn lại toàn bộ nhân viên để xem:

- Ai là người ít nghỉ việc nhất?

- Ai là người không bao giờ nói “Không”?

- Ai là người chịu được sức ép công việc?

- Ai là người hoàn thành công việc đúng hạn?

- Ai là người thể hiện tính tiết kiệm?

- Ai là người luôn sẵn lòng giúp đỡ người khác?

- Ai là người thực sự không cho rằng bạn đã quên họ có mặt ở đó?

- Ai là người không từ chối bất kỳ công việc gì nhằm hỗ trợ đồng nghiệp?

- Ai là người giảm nhẹ các xung đột và xây dựng tinh thần làm việc tập thể?

- Ai là người luôn tiếp tục công việc ngay cả khi lãnh đạo đi vắng?

- Ai là người tránh xa sự nổi tiếng?

- Ai là người không bao giờ để mất lòng tin?

5. Xây dựng niềm tin.

Quy trình đánh giá là cơ hội đem lại cho mọi người những nhìn nhận thấu đáo về chất lượng công việc mà họ đang thực hiện. Điều này sẽ chuyển thành sức mạnh và xây dựng được lòng tin của các nhân viên. Để mọi người cùng suy nghĩ về những điểm mạnh http://blognhansu.Net của họ, bạn hãy đưa ra một số câu hỏi dưới đây:

- Bạn cho rằng mình hoàn thành công việc nào tốt nhất trong năm nay?

- Điều gì khiến bạn có cảm giác hứng khởi khi thực hiện?

- Đâu là thời gian thoải mái nhất đối với bạn?

- Bạn cảm thấy thoả mãn nhất về điều gì?

- Bạn thực hiện công việc nào nhanh nhất?

- Bạn muốn dành thêm thời gian cho công việc gì?

- Bạn nghĩ các điểm mạnh của mình là gì?

6. Xây dựng mối quan hệ thân thiện giữa người sử dụng lao động và người lao động.

Mối quan hệ chủ - thợ là mối quan hệ then chốt và có ảnh hưởng lớn đến chất lượng công việc hoàn thành. Khi mối quan hệ này trở nên xấu đi, công việc sẽ có chiều hướng đi xuống, và ngược lại. Hoạt động đánh giá, vì vậy, là một cơ hội quan trọng để bạn áp dụng một vài nỗ lực nhằm cải thiện mối quan hệ này.

7. Hoạch định cho tương lai.

Sau khi xem xét và đánh giá hoạt động của nhân viên, bạn sẽ cần đến một kế hoạch đánh giá mới cho tương lai. Đây là kế hoạch đánh dấu điểm kết cho quy trình đánh giá, bao gồm:

- Những kế hoạch hành động tức thời của cả nhà quản lý lẫn nhân viên.

- Những kế hoạch liên quan đến phương pháp giải quyết vấn đề để đối phó với những lực cản của sự phát triển.

- Những kế hoạch liên quan tới những gì mà nhân viên mong muốn đẩy mạnh.

- Những kế hoạch phát triển dựa trên các tiềm năng đã được nhận diện.

- Những kế hoạch nghề nghiệp dựa trên sự tương thích giữa cơ hội của công ty và sự phát triển của nhân viên.

- Những kế hoạch suốt đời.

Nhìn chung, đánh giá công việc nên là hoạt động có sự tham gia của tập thể. Không ai biết rõ công việc hơn chính những người đang thực hiện nó. Bằng việc chuyển hoạt động đánh giá đơn phương thành các cuộc thảo luận thực sự, bạn có thể biết được những thông tin hữu ích giúp các nhân viên hoàn tất công việc của mình trong tương lai. Trước mỗi cuộc thảo luận, bạn hãy để nhân viên tự đánh giá về bản thân mình. Mặc dù bạn có thể cho rằng các nhân viên sẽ lợi dụng việc này để đánh giá quá cao về mình, nhưng thực tế đã cho thấy nhân viên thường nghiêm khắc hơn nhiều so với các nhà quản lý trong việc đánh giá này.

Hoạt động đánh giá có thể được xem như một tác nhân kích thích lòng nhiệt tình của nhân viên. Đó là những gì mà các nhà quản lý cần thực hiện để chứng minh năng lực lãnh đạo của mình. Còn đối với nhân viên, mỗi lần đánh giá là một sự kiện đáng ghi nhớ trong cuộc sống của họ. Với 7 bước trên, bạn sẽ tạo ra cho các nhân viên những ngày vui thực sự.

(Customer service manager)

Tại sao phải xây dựng cơ chế trả   lương   ?

Cơ chế trả lương luôn là mối quan tâm hàng đầu của người lao động trong doanh nghiệp bên cạnh các yếu tố quan trọng khác như ngành nghề, uy tín của doanh nghiệp, môi trường làm việc, cơ hội thăng tiến… Một cơ chế trả lương phù hợp có tác dụng nâng cao năng suất và chất lượng lao động, giúp doanh nghiệp thu hút và duy trì được những cán bộ, nhân viên giỏi.

Các vấn đề cần xem xét trong việc xây dựng cơ chế trả lương ?
   Để đảm bảo cơ chế trả lương phát huy tính hiệu quả trong thực tiễn, thực sự trở thành đòn bẩy kinh tế, Bạn cần nghiên cứu và cân nhắc kỹ lưỡng tới các yếu tố sau:

Mặt bằng lương chung của xã hội, của ngành và khu vực:
   Doanh nghiệp không chỉ chịu sức ép cạnh tranh về đầu ra của sản phẩm, dịch vụ mà còn chịu sự cạnh tranh gay gắt của các yếu tố đầu vào mà nhân lực luôn luôn là yếu tố quan trọng nhất. Bạn phải xác định được mặt bằng mức lương bình quân của các vị trí lao động trong cùng ngành và trong cùng khu vực địa lý. Điều này giúp bạn đưa ra được các mức tiền lương cạnh tranh, có khả năng thu hút và lưu giữ nhân viên.

Quy định của pháp luật:
   Tìm hiểu và tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về các vấn đề lao động trước khi xây dựng cơ chế trả lương là việc làm bắt buộc. Doanh nghiệp cần lưu ý đến các vấn đề như mức lương tối thiểu Nhà nước quy định hợp đồng và lương thử việc, lương thời vụ, lương trong kỳ thai sản, ốm đau, nghỉ việc…

Chính sách phát triển nhân lực của Công ty:
   Bạn phải xác định rõ được doanh nghiệp cần những loại lao động nào và bao nhiêu? Doanh nghiệp cần họ cống hiến cái gì và như thế nào? Và bạn sẽ làm gì để có ?

Tính chất đặc thù công việc và mức độ ưu tiên đối với các vị trí chức danh:
   Hãy liệt kê và sơ bộ phân loại lao động trong doanh nghiệp theo đặc thù công việc và yêu cầu năng lực, trình độ khác nhau. Loại lao động hay nhóm vị trí chức danh nào là then chốt trong doanh nghiệp, chịu sự cạnh tranh lớn nhất từ thị trường lao động và cần có mức độ ưu tiên thích đáng. Tuy nhiên, dù lương cao nhưng nếu trả lương cào bằng, không gắn với tính chất công việc, mục tiêu và kết quả lao động thì lại không phát huy hiệu quả, thậm chí phản tác dụng. Việc phân loại lao động thành các nhóm có vị trí, tính chất công việc, mức độ trách nhiệm khác nhau để trả lương sẽ giúp bạn trong việc xác lập nên một cơ chế trả lương công bằng hơn.

Cách thức tính trả lương:
   Tuỳ thuộc vào đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp mà bạn lựa chọn cách thức trả lương thời gian hay khoán, hoặc đồng thời cả hai. Lương thời gian (cứng) là số tiền cố định mà doanh nghiệp trả cho người lao động hàng tháng tương ứng với vị trí chức danh công việc, ngày công làm việc. Lương khoán là số tiền người lao động được hưởng trên khối lượng, số lượng và chất lượng công việc hoàn thành. Lương khoán có thể theo thời gian (giờ), hay trên đơn vị sản phẩm, hoặc trên doanh thu, thậm chí là lãi gộp trong tháng. Mỗi cách trả lương đều có ưu điểm riêng. Lương cứng đảm bảo cho người lao động cảm thấy yên tâm và ổn định trong công việc và cuộc sống, từ đó họ có thể toàn tâm, toàn ý với công việc. Lương khoán lại tạo ra động lực khuyến khích, phát huy tối đa năng lực của từng người, đo đếm dễ dàng và gắn liền với kết quả lao động thông qua căn cứ khoán. Thực tế, các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên áp dụng cả hai cách trả lương này.

Quan điểm và ý kiến của người lao động:
   Thông qua trưng cầu ý kiến của người lao động, bạn có thể biết được ưu, nhược điểm của cơ chế trả lương hiện tại và những vấn đề cần khắc phục. Bạn có thể nắm rõ mong muốn nguyện vọng và quan điểm của họ về tính hợp lý, sự công bằng trong cách tính lương… Điều này, giúp bạn tránh được những sai lầm mang tính chủ quan, áp đặt. Mặt khác, làm cho người lao động cảm thấy được tôn trọng và việc trả lương là do chính họ xây dựng và quyết định.

Khả năng chi trả của doanh nghiệp:
   Vấn đề cuối cùng bạn cần xem xét là khả năng chi trả của doanh nghiệp. Lương là một bộ phận chi phí cơ bản ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Bạn cần tính toán tỷ lệ tiền lương hợp lý trên doanh thu kế hoạch để vừa đảm bảo trả lương đủ và khuyến khích được người lao động, vừa đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Cũng cần lưu ý, không phải lúc nào việc có lãi hay không và lãi bao nhiêu cũng là cơ sở đề trả lương. Nếu dự án kinh doanh của bạn đang trong giai đoạn bắt đầu thì sao ?

Các bước xây dựng Quy chế trả lương
   Bạn cần cụ thể hóa cơ chế trả lương bằng văn bản, công bố và áp dụng trong doanh nghiệp. Văn bản này thường được gọi là Quy chế trả lương hay quy chế tiền lương trong doanh nghiệp. Các bước xây đựng nên được tiến hành theo một trình tự như sau:
   Bước 1: Xác định đơn giá và Quỹ tiền lương kế hoạch cả năm.
   Bạn cần dự báo doanh nghiệp cần phải chi bao nhiêu cho tiền lương và tỷ lệ trên doanh thu, lợi nhuận hay chi phí chưa bao gồm lương là bao nhiêu và đó chính là đơn giá tiền lương trong năm. Đơn giá này sẽ là cơ sở để bạn xác định lương cơ bản cho các nhóm chức danh, căn cứ để tính lương khoán trên doanh thu hay đơn vị sản phẩm.
   Bước 2: Xây dựng hệ thống chức danh và hệ số dãn cách
   Ở bước này, bạn cần liệt kê và nhóm các công việc có cùng tính chất, mức độ phức tạp và trách nhiệm thành một nhóm chức đanh. Việc này đòi hỏi cần có bản mô tả công việc và yêu cầu chi tiết cho từng vị trí chức danh theo các nhóm yếu tố cơ bản, ví dụ như: Trình độ   đào tạo   , kinh nghiệm chuyên môn, kiến thức và kỹ năng cần có để thực hiện công việc. Tính trách nhiệm và áp lực trong các công việc thực tế đảm nhận. Trên cơ sở những yếu tố này, bạn xác định hệ số hoặc số điểm tương ứng với mỗi chức danh. Bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng đến hệ số dãn cách giữa các vị trí chức danh sao cho đảm bảo sự hợp lý giữa người cao nhất và thấp nhất trong công ty và các vị trí liền kề.
   Bước 3: Xác định cách thức tính trả lương đến từng lao động
   Với mỗi loại tính chất lao động, bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp mà bạn có thể áp dụng một cách tính trả lương cho phù hợp. Lương cố định có thể áp dụng cho các vị trí hành chính, lương khoán áp dụng cho những vị trí trực tiếp sản xuất sản phẩm hoặc tạo ra doanh thu. Cũng có thể áp dụng cả hai cách tính lương, tức là vừa có phần lương cố định vừa có phần lương khoán nhằm tận dụng ưu điểm của cả hai hình thức. Trả lương khoán có nhiều phương pháp, có thể trả trên kết quả khối lượng sản phẩm hoặc doanh thu trực tiếp cá nhân hoặc nhóm thực hiện, cũng có thể trên hệ số hoặc số điểm chức danh, cho bộ phận trực tiếp và gián tiếp sản xuất.
   Bước 4: Xây dựng hệ thống đánh giá hoàn thành công việc, khen thưởng xử phạt.
   Đảm bảo tính khuyến khích và công bằng trong quy chế trả lương bạn cần xây dựng các tiêu chuẩn hoàn thành công việc, đặc biệt đối với những vị trí lao động ở khối văn phòng, gián tiếp sản xuất. Việc này đòi hỏi bản mô tả công việc được xây dựng tương đối sát với thực tế, công tác lập và giám sát kế hoạch làm việc ở từng bộ phận, cá nhân được thực hiện triệt đế và nghiêm túc. Mức độ hoàn thành công việc có thể được quy đổi thành các mức hệ số như 0,8 – 0,9 và tối đa là 1,0 tương ứng với loại lao động A, B, C. Một cách khác là căn cứ trên những lỗi sai phạm trong công việc như chất lượng, số lượng hoặc tiến độ hoàn thành công việc mà có điểm giảm trừ tương ứng.
   Bước 5. Quy định về thời điểm và quy trình tính trả lương và các chính sách lương đặc biệt

Người lao động cần được biết rõ về quy trình tính lương và thời điểm họ được trả lương hàng tháng. Bên cạnh đó, quy chế cần xác định rõ các trường hợp trả lương khi người lao động được công ty cử đi học, lương làm thêm giờ, lương trong thời kỳ thai sản đối với lao động nữ…
   Bước 6: Ban hành, áp dụng và liên tục đánh giá, sửa đổi, bổ sung Quy chế trả lương
   Quy chế cần được viết ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu. Trước khi ban hành chính thức, Bạn cần phổ biến tới người lao động.

Ở nhiều doanh nghiệp, ai nhận được gì và tại sao chính là nguyên nhân gây ra sự bất bình, đồn đại, mâu thuẫn và mất đoàn kết. Cơ chế lương càng rõ ràng, minh bạch thì tinh thần và động lực của nhân viên càng cao. Đừng giữ bí mật quy chế lương hoặc viết đánh đố người đọc. Mức trả cho mỗi người là bí mật nhưng cách tính lương của bạn phải rõ ràng và dễ hiểu.
   Người lao động cần biết bạn trả lương cho họ như thế nào. Mỗi người lao động trong Công ty phải biết rõ cách tính lương cho cá nhân, bộ phận mình. Những chính sách khuyến khích, đãi ngộ của Công ty.
   Sau khi áp dụng, bạn luôn nhớ rằng cơ chế hoặc chính sách trả lương không thể là bất biến mà nó cần liên tục được xem xét, đánh giá và sửa đổi cho phù hợp với bối cảnh kinh doanh và những yêu cầu mới.

Nguồn: quantrinhansu-online.Com